Checklist voor startende zorgondernemers

Bij het starten van een eigen zorgonderneming komt heel wat kijken. Wilt u echt succesvol zijn dan moet u zich onderscheiden in kwaliteit en doelmatigheid. Dit vraagt inzet en acties op vele gebieden in uw organisatie. Clinic Builders biedt u een checklist om dit doel te bereiken. Clinic Builders kan uw organisatie adviseren en ondersteunen bij het uitvoeren van de acties op deze checklist.

ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE

• Er is een deugdelijke administratie organisatie opgezet.
• In een vroegtijdig stadium worden problemen gesignaleerd.
• voldoet aan de eisen uit de Kaderregeling AO/IC.

COMMUNICATIE

• U beschikt over een helder communicatie- en marketingplan waarmee u onderscheidend bent ten opzichte van uw concurrenten.
• U bent goed vindbaar op internet en maakt optimaal gebruik van de technische mogelijkheden om uw cliënten/patiënten/klanten.
• Er is sprake van een optimale informatiestroom (de wijze waarop afdelingen, al dan niet geprotocolleerd, met elkaar werken).
• De manier waarop u met cliënten/patiënte/klanten maar ook strategische partners (toezichthouders, zorgverzekeraars, doorverwijzers) communiceert zijn in lijn met uw communicatiestrategie .
• U bent op de hoogte van alle transparantie eisen die door de overheid worden gesteld over uw bedrijfsvoering.

CONTRACTERING

• Er is kennis aanwezig hoe u het beste resultaat in de zorgcontractering kunt bereiken.
• U heeft de contractering met de zorgverzekeraars voor de Zorgverzekeringswet op orde.
• U heeft de contractering met de zorgkantoren voor de AWBZ op orde.
• U heeft de contractering met de gemeente voor de WMO op orde.
• U heeft overeenkomsten gesloten met derde partijen voor onderlinge dienstverlening.
• Bij de groei van uw organisatie zorgt u ervoor dat de contracten tijdig worden verlengd en dat ze altijd volledig zijn.

FINANCIEEL

• U richt een goede financiële administratie in die bij voorkeur is gekoppeld aan het patiëntenregistratiesysteem. Met de groei van uw organisatie zorgt u voor optimalisatie van de financiële administratie.
• U heeft een planning en control cyclus op basis waarvan de financiële administratie wordt uitgevoerd.
• U beschikt over een goed netwerk om aanvullende investeringen snel te realiseren.
• Er is kennis aanwezig over registratie, facturatie en declaratie binnen de gezondheidszorg.
• Er is een proactief, juist, tijdig en volledig debiteurenbeheer opgezet.
• Voor de facturatie en het debiteurenbeheer heeft u alle declarabele producten geregistreerd en heeft u de juiste debiteur vastgesteld (zorgverzekeraar, zorgkantoor, gemeente, patiënt of derden).
• U zorgt voor een tijdige en volledige facturatie aan de juiste debiteur.
• U heeft de rechtmatigheid van een afwijzing van een declaratie door een debiteur op orde.
• U zorgt voor een acceptabele debiteurenstand.
• Het opstellen van uw jaarrekening en financiële administratie is geregeld.
• U beschikt over correcte management- en financiële rapporten die met de groei van uw organisatie worden gekoppeld aan werklijsten.
• U heeft de liquiditeit op orde voor de lange en korte termijn , waarbij u rekening heeft gehouden met een grote onderhanden werk (OHW) positie.
• U heeft een goede inschatting van uw onderhanden werk positie. Tijdens de groei van uw organisatie zorgt u voor een beperking van deze onderhanden werk positie.
• U zorgt voor optimalisatie van uw opbrengsten en minimalisatie van uw kosten.
• U heeft voldoende inzicht in investeringsvraagstukken.

HUISVESTING

• Uw zorglogistieke processen zijn geoptimaliseerd.
• De huisvesting voldoet aan de kwaliteitseisen die daaraan in de zorg worden gesteld.
• Er treed geen verspilling op doordat apparaten niet op de juiste plaats zijn opgesteld.
• De kosten van een papieren archief zijn met de huidige stand van de techniek niet meer nodig.
• Uw organisatie beschikt over voldoende opslagruimte en vierkante meter groeimogelijkheden. 

 INFORMATIE

• Uw organisatie beschikt over een klant- of management informatiesysteem dat past bij de missie en visie van uw zorgonderneming.
• Bij de aanschaf van uw informatiesysteem stelt u een lijst met minimale vereiste op waaraan u wil dat het systeem voldoet.
• Uw informatiesysteem biedt de nodige flexibiliteit ten aanzien van de vergaring van management informatie.
• Er zijn heldere key-performance-indicatoren gedefinieerd op basis waarvan uw organisatie wordt gestuurd (en mensen worden afgerekend).
• U kunt cliënten, patiënten op een goede manier inzicht bieden in de informatie die op hun van toepassing is.

JURIDISCH

• Uw organisatie beschikt over een optimale juridische organisatiestructuur waarbij u gebruikt maakt van diverse fiscale faciliteiten (vrijstellingen).
• De meest basale juridische documenten zoals bijvoorbeeld een klachtenregeling, behandelovereenkomst, algemene voorwaarden zijn aanwezig en up-to-date.
• Besluiten van directie en management worden getoetst aan het wettelijke kader (compliance).
• Uw organisatie voldoet aan alle wettelijke eisen ten aanzien van kwaliteit, transparantie, veiligheid en financiële verantwoording.
• Er is een duidelijke beeld van alle juridische risico’s waar u als zorgondernemer mee te maken hebt.
• Aansprakelijkheidrisico voor medewerkers en de instelling zijn desgewenst verzekerd.
• De instelling beschikt over een transparante autorisatiestructuur/bevoegdhedenstructuur.

ORGANISATIE

• Er is een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling opgezet binnen uw personeelsbestand.
• De taken van mensen zijn helder vastgelegd in functieprofielen.
• Voor de verschillende zorgproducten is de inzet van mens en middelen geoptimaliseerd.
• De taken en verantwoordelijkheden van mogelijk externe partijen is goed vastgelegd.
• U heeft een heldere controlestructuur opgezet op basis waarvan u informatie verzamelt over het functioneren van mensen.

PERSONEEL

• Uw beloningsbeleid is in lijn met hetgeen door uw concurrenten wordt geboden.
• U maakt optimaal gebruik van de mogelijkheden om flexibele.
• Is er bij elke functie een zogenaamde buy or hire afweging gemaakt.
• U heeft helder in kaart of uw medewerkers wel over de juiste competenties beschikken om uw doelen te realiseren.

TECHNIEK

• U maakt optimaal gebruik van de technische mogelijkheden die er zijn om bepaalde bedrijfsprocessen te optimaliseren.
• Voor uw zorginhoudelijke processen wordt de behandelaar/specialist optimaal ondersteund door de techniek (PACS, EPD).
• Uw organisatie beschikt over een deugdelijke ICT infrastructuur waarbij voldaan wordt aan alle eigen ten aanzien van informatiebeveiliging.
• Er is een goede afweging gemaakt bij het inzetten van nieuwe technische middelen.
• U bent op de hoogte (of heeft een vaste partner) van de nieuwste technische mogelijkheden.